■忙しくても忘れずに。報告・確認も漏れがなく
忙しい人はやることが多すぎて自分が何をいつまでにやるのか整理できなくなってしまいがち。
メモをとってもそのメモを無くしてしまったり、メモが膨大になって結局整理できなかったり。
優先順位がわからなくなり、つい仕事をいくつか忘れる。
顧客や取引先、上司や部下への連絡や確認がおろそかになり、仕事は所序にくずれていく。いつの間にか話が変わっている。
上司が質問しても本人事態が把握できていないので、状況がつかみにくい。。。
そして上司は思います。
「こいつら何でこんなこともできないんだ？」「どうして報告しないんだ？」。。。。忙しい会社やひとによくあるパターンですね。
弊社も例外なくこのような状況にありました。
細かい仕事が次々と発生し、頼まれたこと、頼んだこと、自分で発想したこと、リミットが決まっていることなど、とにかく仕事がごちゃまぜになり、当然全てはこなせずにどこかに消えてなくなったり中に浮いたままの仕事が多くなります。
会社としては誰がどんな仕事をやっていて今どんな状態なのか把握しようにも難しい。
なぜなら報告する本人もよくわかっていないからです。
■意識させずに状況を変えるには？
これはイカンと思って考えました。どうすれば自分のやることを忘れずに整理でき、必要な人に的確に情報伝達でき、何よりも本人の負担が減る仕組み。。。。
普通なら新しい手段なり仕組みを導入し、社員がそれを使えるように教育したり、社員一人一人に自覚させるよう朝礼などで伝達したり、管理職が部下を管理するために努力したり、毎週○曜日の○時に○○書を提出させたり。。。となるような気がします。
しかし私は思いました。
ただでさえ自分の状況を整理できていないのに新しい事を覚えさせたり、自己管理を強化させるような事をさせては部下の負担はもっと大きくなり、状況はもっと悪化します。
私の目的は負担を軽くして業務効率を上げることです。ですから部下に余計な負担をかけたのでは逆効果ですし、何か新しい仕組みを作るにしても、それをできるだけ部下に意識させず、いつの間にか状況が改善され、負担が減っていたという結果に持っていきたかったのです。
そこで考えたのが新しいオリジナルグループウェアでした。当時弊社ではパッケージのグループウェアを利用していました。
それはそれで便利だったのですが、結局使うのはスケジュール管理機能くらいで他の機能はほとんど使っていません。
それならば「やること」をきれいに整理してスケジュール管理ができるグループウェアを作ってしまえば・・・と思って作ってしまいました。
■１人でいくつもの仕事をこなす、一つの仕事を大勢でこなす、その状況をどう正確に把握するか？
元々うちは小さな仕事が多く、ひとりがいくつもの仕事を同時進行でこなしていました。こうなると一つ一つの仕事の頭の切り替えが困難で、頭を整理するだけでも大変です。
一方、一つのプロジェクトを何人もでこなすこともあり、メンバーの中には外注がいたり、顧客の担当者とも正確に情報交換し、その経緯を全員に知らせなければなりません。イチイチその度に会議を開いていたのでは時間と手間がかかりますし、メールで伝えても忘れてしまったり、メールを整理するのに時間がかかります。掲示板ではそれ自体を見なければならない。。。結局全員に少しずつ負担を強いることになってしまい、ほんの少しずつ、忘れたり、遅れたり、話がズレたりということが発生し、時間とともに所序に大きなロスになってしまいます。それでは便利なはずのITが逆に一人一人に小さな負担をいくつもかける結果になってしまいます。
ということはできるだけ社員一人一人が負担を感じない、整理をしなくても良い、忘れてもいつの間にか思い出せるようなシステムをつくれないものか考えました。
社員が無意識のうちに生じてしまう負担を軽くし、無意識のうちに忘れたり勘違いしたりすることを防ぐシステムです。
■やることを忘れず、進捗を把握し、確実に情報伝達でき、その記録も残る・・・頭の中を整理するシステム
自分のやること、つまりTodoを登録し、しかもそのTodo一つ一つの進捗状況が管理でき、ブログのように経緯を登録できる仕組み。
さらにはその情報を共有したい人と共有できる仕組みを作ればいちいち連絡や確認をせずとも自動的に情報が伝達されることになり、みんなで掲示板のように書き込めば情報交換が容易にできる。。。。社内だけでなく社外の顧客や取引先とも同じように情報共有・交換したい。。。ついでにスケジュール管理ができればいいなぁ・・・そして社内全員の状況が把握できればいいなぁ。。なんて思って作ったのがivawoo.comです。いきなり使っても表面上の機能しかわからないかもしれません。
最初は社内で利用することしか考えていませんでしたが、業務効率を考えると社外との情報交換にも利用できる相手なら利用したほうが効率的だと感じていました。そして社内だけでなく社外に公開するということは、皆さんに開放しなければならない、ならばいっその事無料で利用できるグループウェアを開発して無料開放してしまおう思って作りました。
■無意識のうちに頭が整理されていた。効率30%以上UP
開発が完了したこのシステム、意外とみんなすんなり使い始めました。
もっと最初に抵抗があるかと思っていましたが、たいした抵抗もなく使い始めました。
機能が簡単なので一度使い始めたらあとはスムーズ。
そして無意識のうちにこのシステムを利用して仕事を整理・把握し、必要な人との情報交換が勝手にされるようになりました。
とにかく社員にとっては大きな負担やインパクトがなく無意識に使い始めたので、いつの間にか仕事が整理されていた感じです。
仕事が忘れられることはなく、情報が消えることもなく、いつでも情報が伝達・交換され、いちいち部下に報告を求めなくても全ての部下の仕事の状況を把握できるようになりました。
おそらく効率は30%〜50%はアップされていると思います。
一見なんでもないようなシステムですが、実は人間の無意識を本人に意識させることなくコントロールし、効率的に脳が働くよう作ってあります。
このシステムのカスタマイズ、または自社システムへのノウハウの反映を賜ります。既にある自社システムにそのノウハウを導入したい、このシステムを自社に合わせてカスタマイズしたり既存システムと連動させたりなど、ご相談に応じますのでこちらからお気軽にお問合わせください。
